彩排。在所有準備工作完成、現(xiàn)場布置完畢、設(shè)備安裝到位的情況下，活動總監(jiān)要召集全體執(zhí)行人員以及供應(yīng)商到現(xiàn)場，按活動流程進行一次全面的彩排，檢測活動人員的現(xiàn)場表現(xiàn)，各種設(shè)備的使用效果、活動時間是否合理等等，目的是讓他們掌握整個會議的流程、明確各自的角色和承擔的責任。

　　在發(fā)布會前期，客戶服務(wù)小組至少要進行3次細致的溝通，以此確保工作人員明確職責。對主持人的把控是非常重要的。從實踐看，通常要在發(fā)布會前的三到四天內(nèi)把串詞、會議流程等重要信息提交給主持人，并在頭一天與其進行細致的溝通，溝通內(nèi)容包括本次發(fā)布會的主旨、關(guān)鍵時間點的控制、與會領(lǐng)導(dǎo)的姓名、職位、風格和特點，以及遇到冷

　　 一個非常需要注意的細節(jié)是：很多時候，客戶會把一些流程安排、媒體邀請等工作授權(quán)給公關(guān)公司，而此時必須要記住，在決策之后的第一時間向客戶反饋結(jié)果，保證他們隨時隨地了解發(fā)布會的進展情況。

　　 現(xiàn)場執(zhí)行

　　 如果已經(jīng)有了嚴格的現(xiàn)場演練，那么現(xiàn)場執(zhí)行就要看工作人員的現(xiàn)場控制能力和應(yīng)變能力。現(xiàn)場執(zhí)行必須靈活、果斷，對應(yīng)急方案中沒有考慮到的有關(guān)事項，要能妥善解決。不過，需要盡量征得客戶的同意和支持。此外，在發(fā)布會現(xiàn)場，還需要專門為客戶安排一個對整個活動非常熟悉的工作人員，以便根據(jù)客戶要求即時調(diào)整現(xiàn)場。

　　特別需要注意的是，確保發(fā)布會現(xiàn)場的緊湊與連貫，并把時間嚴格控制在流程允許的范圍內(nèi)。另外，在做發(fā)布會流程時，工作人員要預(yù)留出一些時間，這樣，即便是某個環(huán)節(jié)超出了預(yù)計的時間，也能夠控制好整個發(fā)布會的進度。

　　QA是發(fā)布會的“重頭戲”，確保此環(huán)節(jié)的萬無一失是每個工作人員的職責。雖然在準備階段，客戶與公關(guān)公司已經(jīng)根據(jù)此次發(fā)布會的意圖和記者的興趣點準備好了問題，但如果有可能，媒介人員要充分利用好發(fā)布會前的時間，與提前到場的記者進行溝通，并為記者提供準備好的QA提綱。

　　在QA環(huán)節(jié)，新聞發(fā)言人需要注意以下幾點：

　　1、靈活控制場面氣氛。發(fā)言人或主持人要善于調(diào)動記者的情緒，保持順暢而有激情的溝通。例如，在小型發(fā)布會時，可以讓記者先做自我介紹，以此來拉動和諧、互動的氣氛。如果提問異�；钴S，那么主持人就要維持好會場的秩序。

　　2、根據(jù)議程要求，靈活控制發(fā)布會的時間進度，避免QA延時。如果預(yù)定時間已到，發(fā)言人要向那些想提問的記者表示遺憾，還可以與之預(yù)定下次采訪的時間和地點等。有時，新聞發(fā)言人可能會忽略事先設(shè)計好的時間，這時，控制舞臺效果的工作人員就要舉牌示意。如果超時太長，在取得客戶同意之后，要壓縮其他的一些環(huán)節(jié)。例如QA的時間，可以從原本設(shè)定好的20分鐘調(diào)整為15分鐘或5分鐘。

　　如何能讓到場的人更好地感受客戶企業(yè)的特色呢?在發(fā)布會的會前、會后循環(huán)播放企業(yè)宣傳片，以聲、光、影的方式讓到場的人直觀地感受到企業(yè)的文化和風格。

　　在新聞發(fā)布會結(jié)束之后，還可以配合會議的主題組織記者參觀，給記者創(chuàng)造實地考察、采訪和攝影的機會，使他們對新聞發(fā)布會有一個感性的認識。

　　善后工作

　　善后工作的好壞將會直接影響到整個活動的傳播效果。工作人員除了將收拾好的道具、會議資料以及相關(guān)物品入庫以外，還要做好采集現(xiàn)場數(shù)據(jù)(活動情況、現(xiàn)場效果評價等)以及現(xiàn)場圖片、影像資料的整編工作。盡快整理出新聞發(fā)布會的所有材料，以電子版的形式提供給記者。最后就是媒體跟蹤與制作活動評估報告了。